Un logiciel de gestion des temps permet-il à une entreprise de faire des économies ?

gestion des temps

Publié le : 20 juillet 20237 mins de lecture

La GTA ou Gestion des Temps et des Activités offrent de nombreux avantages, même si au premier abord elle semble complexe à appréhender. Pourtant, elle constitue un enjeu fondamental pour une organisation. Non seulement elle répond aux différentes normes législatives en vigueur, mais elle suit une évolution constante pour s’adapter au rythme des salariés.

Un enjeu évident pour les ressources humaines

La gestion des temps et des activités se faisait initialement sur des simples feuilles de papier ou depuis un tableau Excel. Malheureusement, cette solution n’est pas efficiente et les ressources humaines se retrouvaient régulièrement avec des informations erronées ou avec des pertes de documents. La GTA simplifie cette approche avec une adaptation parfaite par rapport à la structure de l’entreprise. Tous les éléments variables sont directement intégrés et calculés comme les heures supplémentaires, les congés payés, les RTT ainsi que les absences. Résultat, le travail s’en retrouve grandement facilité depuis un seul logiciel, évitant les oublis ou les pertes de documents. Il s’agit donc d’un gain de temps particulièrement appréciable, tout en s’appuyant sur une très bonne sécurisation des données informatiques.

Comment se manifestent les économies financières ?

Pour que les économies soient présentes, il faut investir uniquement dans un logiciel qualitatif. N’hésitez pas à vous rendre sur le site octime.com pour trouver la solution qui vous conviendra le mieux. Si les économies sont présentes, c’est tout d’abord grâce à une baisse des coûts de formation. Les personnes concernées utilisent un seul outil, évitant la multiplication des modules et un enseignement spécifique en fonction de l’interface. Vous retrouvez également un accroissement de la productivité. C’est d’ailleurs l’un des atouts majeurs de la GTA grâce à une simplification des outils. Résultat, les services concernés sont capables de produire plus vite et mieux. La méthodologie est entièrement revue pour être rationalisée et simplifiée. C’est une évidence, le gain de temps est alors directement perceptible. De nombreuses opérations chronophages sont systématiquement automatisées et donc les ressources humaines peuvent se concentrer sur des tâches avec une plus haute valeur ajoutée. Certes, cette approche nécessite un investissement initial, mais rapidement amorti au vu des nombreuses facilités du logiciel en gestion des temps.

Une solution sur mesure pour la gestion des temps

L’objectif du GTA reste l’amélioration de la gestion organisationnelle grâce à de nombreuses procédures permettant une automatisation des tâches quotidiennes. Concernant les congés payés, mais également les absences, le suivi des heures, la gestion de compétences des salariés, etc. Bien évidemment, toutes ces informations se retrouvent dans un espace sécurisé avec la possibilité d’appliquer un paramétrage spécifique selon votre besoin. L’optimisation reste la bienvenue aussi bien pour des organisations privées que publiques et cela dans n’importe quel domaine d’activité et indépendamment de la taille de l’organisation. Au premier abord, la GTA est primordiale pour le service des ressources humaines. Mais ces multiples fonctionnalités en font une solution essentielle pour les employés comme pour les managers.

Les questions à prendre en considération pour choisir le meilleur logiciel GTA

En définissant correctement votre besoin, vous choisissez plus facilement le logiciel GTA correspondant aux impératifs de votre entreprise. C’est une nécessité pour que le succès soit au rendez-vous. Avant toute chose, posez-vous la question de savoir ce que peut vous apporter le logiciel et quelles sont vos attentes précises. Vous délimitez les enjeux, vous vous attardez sur les fonctionnalités générales et sur son utilité. Bien évidemment, n’oubliez pas de réfléchir aux personnes concernées par l’utilisation du logiciel. Appliquez une vision large en incluant à la fois les métiers internes et externes à l’entreprise. Avant le lancement, n’oubliez pas d’organiser des réunions avec les différents services. Ensuite, vous prenez le temps nécessaire pour transmettre l’information à vos salariés et ainsi mettre en place le projet GTA en toute quiétude. Une fois la base correctement établie, les bénéfices seront rapidement palpables. En effet, les différentes branches de l’entreprise seront plus efficientes et donc vous bénéficiez d’une meilleure optimisation. Une nécessité pour réaliser des économies sur le long terme.

Une implication nécessaire de tous les collaborateurs

L’engagement de vos salariés est une nécessité pour que le projet soit un succès. Depuis une interface unique, les employés vont réaliser de nombreuses demandes concernant les congés payés ou les RTT. Mais d’autres informations sont également mises à leur disposition pour consulter les compteurs, pour visualiser le planning ou pour réaliser certaines modifications sur le pointage. En envisageant cette approche, chaque personne endosse sa part de responsabilité, tout en faisant preuve d’autonomie et d’implication. C’est une manière de gagner en confiance, à condition de définir correctement les règles dès le départ. L’implication des managers est également essentielle, car ils sont régulièrement confrontés à des problèmes d’absence et donc de production. Ils utiliseront aussi une interface similaire pour suivre la présence et les absences de chaque salarié. Avec ces informations à leur disposition, ils sont en mesure de planifier plus finement le temps de travail des équipes avec à la clé une optimisation. Comme vous pouvez vous en douter, l’implication est également totale pour les services des ressources humaines. Lorsque des anomalies ont été repérées, les services peuvent alerter les managers. C’est aussi un outil d’une très grande utilité afin de réaliser les démarches obligatoires envers les organismes sociaux et pour établir une fiche de paie en bonne et due forme. Pour éviter la redondance des informations, investissez dans un logiciel GTA capable de se connecter aux autres systèmes informatiques. Afin d’optimiser les activités et les temps d’une entreprise, une solution GTA doit être envisagée. Cependant, un premier travail de réflexion s’impose pour déterminer la meilleure approche.

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