Les compétences essentielles d’un assistant de direction

assistant de direction

L’assistant de direction contribue largement au bon fonctionnement d’une entreprise. Il soutient le chef d’entreprise dans toutes ses activités et est considéré comme son “bras droit”. Un assistant de direction est un grand soutien pour le superviseur dans toutes les tâches administratives qui se présentent. Il ou elle s’occupe de la coopération en matière de relations humaines et travaille en étroite collaboration avec le manager. Quel exactement le rôle de l’assistant de direction et quelles sont les compétences nécessaires pour réussir dans ce métier ?

Quelle formation professionnelle pour devenir assistant de direction ?

Les prérequis en termes de formation professionnelle sont essentiellement de nature théorique. Ainsi, il est possible d’acquérir des connaissances solides dans le cadre d’une formation initiale proposée par des organismes de formation, puis d’en acquérir d’autres plus tard dans la vie professionnelle via notamment le compte personnel de formation, en suivant par exemple une formation Excel en ligne. Pour pouvoir accéder à la profession d’assistant de direction, il suffit généralement d’avoir suivi avec succès une formation commerciale et d’avoir acquis une expérience professionnelle de 3 à 5 ans. Toutefois, les personnes en réorientation de carrière ainsi que les employés particulièrement assidus qui ont fait leurs preuves dans leur propre entreprise peuvent également accéder à ce poste convoité sans formation professionnelle initiale ou certifications.

Dans un souci de bonne compréhension, les compétences peuvent être divisées en deux catégories : les compétences obligatoires et les compétences facultatives. Les compétences indispensables sont :

  • un savoir-faire en matière de gestion d’entreprise ;
  • une certaine maîtrise en langues étrangères ;
  • des capacités analytiques ;
  • des aptitudes en matière de communication ;
  • de très bonnes connaissances informatiques (des formations Word en ligne existent si une remise à niveau est nécessaire).

Quant aux compétences souhaitables pour l’entreprise et à développer via les certifications proposées par le compte personnel de formation, elles peuvent se rapporter :

  • à l’adaptabilité ;
  • à l’orientation vers les objectifs définis ;
  • aux capacités organisationnelles ;
  • aux compétences en matière de présentation ;
  • à la capacité à travailler en équipe.

Quelles sont les tâches de l’assistant de direction ?

Les tâches de l’assistant de direction sont variées. Les assistants de gestion sont généralement très bien formés grâce à l’enseignement commercial, que ce soir par la voie classique ou par le biais de la formation professionnelle. En tant que bras droit du directeur général, ils gèrent des données et des dossiers strictement confidentiels. La loyauté et la fiabilité jouent ici un rôle très important. En outre, l’assistant de direction est chargé de la planification, de la mise en œuvre et de la coordination des processus administratifs, y compris la préparation des présentations, des réunions et des décisions. Ils maintiennent le contact avec les clients et assurent le flux de la communication interne et externe. L’assistant(e) de direction participe activement aux projets à venir et coordonne la gestion des voyages d’affaires de ses supérieurs.

En plus des qualifications professionnelles, de solides compétences interpersonnelles sont également attendues. Les compétences en communication sont l’une des plus importantes, car l’assistant de direction travaille avec de nombreuses personnes différentes. Tout en respectant la confidentialité, il doit avoir une personnalité extravertie et s’exprimer clairement, car après tout, il représente le dirigeant et l’entreprise dans de nombreuses réunions avec les clients. Les compétences sociales qu’un assistant de direction doit posséder comprennent l’empathie, une attitude orientée vers l’équipe, des compétences d’intégration, des compétences de coopération, des compétences de pensée critique et une capacité d’adaptation. À un tel poste, vous serez souvent confronté à des situations inattendues. Une grande importance est accordée à ces compétences dès le stade de la formation. En plus des compétences sociales, l’assistant de direction a également des compétences spécialisées à offrir.

Les langues étrangères telles que l’Anglais, l’Espagnol, le Français ou le Japonais sont d’un grand avantage lors de voyages d’affaires ou de négociations avec des partenaires commerciaux internationaux. En outre, la maîtrise des logiciels PC courants, du traitement des données et du traitement de texte est utile pour les présentations et l’exécution des tâches administratives. Pour résumer, l’assistant de direction est quelqu’un de polyvalent, doté un esprit créatif pour résoudre les problèmes et capable de s’adapter rapidement aux situations individuelles.

Comment devenir assistant de direction ?

Quel que soit le secteur commercial ou industriel dans lequel vous travaillez, les bons assistants de direction sont toujours recherchés pour un bon management. Lorsque vous postulez à un emploi d’assistant de direction, vous devez veiller à ce que la lettre de motivation soit formellement correcte et soigneusement mise en forme. Vous devez également éviter les phrases monotones ; essayez plutôt de mettre en valeur vos compétences personnelles à l’aide d’exemples précis. Les événements particuliers de la vie et les qualifications qui vous donnent un grand avantage pour l’offre d’emploi doivent absolument être mentionnés. Les expériences antérieures acquises lors de stages, de projets universitaires ou de projets caritatifs soulignent votre expérience pratique et se doivent d’être incluses dans chaque candidature.

Outre les connaissances et certifications requises, les traits de caractère tels que la résilience, la fiabilité et, surtout, la loyauté sont très importants pour les directeurs généraux. Vous pouvez souvent obtenir un emploi d’assistant de direction en interne, dans votre propre entreprise. Puisque la direction est déjà convaincue de votre expertise et vous confie davantage de responsabilités. Quoi qu’il en soit, vous devez éviter les phrases vides dans votre demande. Vous pouvez déjà développer vos compétences en matière de communication dans la lettre de motivation de votre candidature, qui est une compétence essentielle en tant qu’assistant de direction. Votre candidature doit être ciblée et attrayante, tout comme l’exige votre. Indiquez clairement à qui la candidature est adressée et pourquoi vous êtes la personne idéale pour cette fonction.